Przeszukanie firmy albo domu zwykle przychodzi bez uprzedzenia. Dla przedsiębiorcy, członka zarządu czy osoby prywatnej jest to jedna z tych czynności procesowych, podczas których bardzo łatwo popełnić błędy wynikające nie ze złej woli, lecz po prostu z zaskoczenia.
Funkcjonariusze pojawiają się rano, przedstawiają dokumenty, proszą o wydanie określonych rzeczy, zaczynają zabezpieczać telefony, komputery, dokumentację albo nośniki danych. W firmie równolegle pojawia się problem pracowników, klientów, systemów informatycznych i bieżącej działalności. W domu dochodzi do tego poczucie ingerencji w sferę prywatną.
W takiej sytuacji najważniejsze jest zachowanie spokoju i zrozumienie, że przeszukanie jest czynnością procesową podlegającą określonym regułom. Nie należy go fizycznie utrudniać, ale nie oznacza to również, że osoba, u której prowadzone są czynności, powinna biernie akceptować wszystko bez sprawdzania podstawy prawnej, zakresu przeszukania i treści sporządzanych dokumentów.
W praktyce pierwsze godziny mogą mieć znaczenie dla całego dalszego postępowania. To właśnie wtedy organ zabezpiecza materiał dowodowy, a sposób opisania zatrzymanych przedmiotów, dokumentów, urządzeń czy gotówki oraz przebiegu czynności może później mieć istotne znaczenie zarówno dla obrony, jak i dla funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Kiedy można przeprowadzić przeszukanie?
Podstawę prawną przeszukania w postępowaniu karnym stanowią przepisy rozdziału 25 Kodeksu postępowania karnego. Zgodnie z art. 219 § 1 k.p.k. przeszukanie pomieszczeń i innych miejsc może zostać przeprowadzone między innymi w celu znalezienia osoby podejrzanej albo rzeczy mogących stanowić dowód w sprawie lub podlegających zajęciu, jeżeli istnieją uzasadnione podstawy do przypuszczenia, że osoba ta albo takie rzeczy znajdują się w danym miejscu.
Nie jest więc tak, że organ może przeszukiwać dowolne miejsce wyłącznie dlatego, że prowadzi postępowanie karne. Przeszukanie powinno pozostawać w związku z konkretnym celem czynności.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku przedsiębiorców. Zakres przeszukania biura, magazynu, serwerowni czy miejsca zamieszkania członka zarządu powinien być oceniany w kontekście tego, czego organ rzeczywiście poszukuje i jaki związek ma dana lokalizacja z prowadzoną sprawą.
Kto może przeprowadzić przeszukanie?
Przeszukania może dokonać prokurator albo – na polecenie sądu lub prokuratora – Policja. W przypadkach przewidzianych w ustawach czynność mogą przeprowadzać również inne uprawnione organy.
Co do zasady osobie, u której ma być przeprowadzone przeszukanie, należy okazać postanowienie sądu albo prokuratora. W praktyce pierwszą rzeczą, którą warto zrobić, jest więc spokojne sprawdzenie, jaki organ prowadzi czynność, w jakiej sprawie, czego dotyczy postanowienie, jakie miejsce obejmuje i czego organ poszukuje.
Nie chodzi o prowadzenie sporu przy drzwiach. Chodzi o ustalenie ram czynności, bo dopiero na tej podstawie można później oceniać, czy przeszukanie przebiegało zgodnie z jego celem.
Czy przeszukanie może odbyć się bez wcześniejszego postanowienia?
Tak. Kodeks przewiduje przypadki niecierpiące zwłoki, w których wcześniejsze uzyskanie postanowienia sądu albo prokuratora nie było możliwe. W takiej sytuacji organ może okazać nakaz kierownika jednostki albo legitymację służbową, a następnie powinien niezwłocznie zwrócić się o zatwierdzenie przeprowadzonej czynności.
Jeżeli przeszukanie odbywa się bez wcześniejszego postanowienia, osoba, u której czynność została przeprowadzona, może zgłosić do protokołu żądanie doręczenia postanowienia w przedmiocie zatwierdzenia przeszukania. Takie żądanie warto wyraźnie zgłosić i dopilnować, aby zostało odnotowane w protokole.
Czy przed przeszukaniem trzeba wydać poszukiwane rzeczy?
Przed rozpoczęciem przeszukania osoba, u której czynność ma być przeprowadzona, powinna zostać zawiadomiona o jej celu i wezwana do wydania poszukiwanych przedmiotów. Także przepisy dotyczące zatrzymania rzeczy przewidują w pierwszej kolejności wezwanie do dobrowolnego wydania.
Jeżeli osoba odmawia wydania rzeczy podlegającej zatrzymaniu, może dojść do jej odebrania. W praktyce nie ma więc sensu traktować odmowy wydania rzeczy jako sposobu na zatrzymanie prawidłowo prowadzonej czynności.
Znacznie ważniejsze jest ustalenie, czego dokładnie żąda organ, oraz dopilnowanie, aby zatrzymane przedmioty zostały prawidłowo opisane i aby zakres zatrzymania był możliwy do późniejszego odtworzenia.
Czy podczas przeszukania może być obecny adwokat?
Osoba, u której przeprowadzane jest przeszukanie, ma prawo być obecna podczas tej czynności. Kodeks dopuszcza również obecność osoby przez nią wskazanej, o ile jej obecność nie uniemożliwia przeszukania albo nie utrudnia go w istotny sposób. W praktyce taką osobą może być adwokat.
Trzeba jednak rozróżnić dwie kwestie. Można poinformować adwokata o przeszukaniu i wskazać go jako osobę mającą uczestniczyć w czynności. Nie oznacza to automatycznie, że organ ma obowiązek wstrzymać przeszukanie do czasu jego przyjazdu.
Dlatego w poważnej sprawie karnej, karnej gospodarczej lub karnoskarbowej kontakt z adwokatem powinien nastąpić możliwie szybko.
Rola adwokata podczas samego przeszukania nie polega na „blokowaniu” funkcjonariuszy. Znacznie ważniejsze jest kontrolowanie zakresu czynności, reagowanie na kwestie związane z tajemnicami prawnie chronionymi, zgłaszanie oświadczeń do protokołu oraz kontrola sposobu opisywania zatrzymanych rzeczy.
Jak powinno przebiegać przeszukanie?
Kodeks postępowania karnego wymaga, aby przeszukanie i zatrzymanie rzeczy były prowadzone zgodnie z celem czynności, z zachowaniem umiaru i w granicach niezbędnych do jego osiągnięcia. Czynność powinna być przeprowadzona z należytą starannością, poszanowaniem prywatności i godności osób, których dotyczy, oraz bez powodowania niepotrzebnych szkód i dolegliwości.
Ten standard ma znaczenie praktyczne. Jeżeli organ poszukuje określonej dokumentacji księgowej, nie oznacza to automatycznie, że każdy dokument znajdujący się w biurze ma znaczenie dla postępowania. Jeżeli poszukiwane są konkretne dane, zakres ingerencji powinien pozostawać związany z celem czynności.
W razie późniejszego sporu o prawidłowość przeszukania istotne może być więc nie tylko to, czy organ miał formalną podstawę do wejścia do lokalu, ale również jak czynność została rzeczywiście przeprowadzona.
Dokumenty objęte tajemnicą nie są zwykłą dokumentacją firmową
Podczas przeszukania szczególnej uwagi wymagają dokumenty objęte tajemnicą zawodową lub inną tajemnicą prawnie chronioną.
Jeżeli osoba, u której prowadzone jest przeszukanie, oświadczy, że znaleziony dokument zawiera informacje objęte tajemnicą zawodową lub inną tajemnicą prawnie chronioną, Kodeks przewiduje szczególny tryb postępowania. Co do zasady taki dokument powinien zostać przekazany bez odczytywania w opieczętowanym opakowaniu prokuratorowi albo sądowi, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie.
Jeszcze silniejszą ochroną objęte są materiały związane z wykonywaniem funkcji obrońcy. Jeżeli zostanie złożone oświadczenie, że dokumenty obejmują okoliczności związane z wykonywaniem funkcji obrońcy, art. 225 § 3 k.p.k. przewiduje odrębny mechanizm ochronny.
W praktyce przedsiębiorca nie powinien zatem traktować korespondencji z prawnikiem, dokumentów dotyczących obrony czy innych materiałów objętych tajemnicą tak samo jak zwykłych faktur czy umów handlowych. Jeżeli pojawia się problem tajemnicy prawnie chronionej, należy go wyraźnie zgłosić podczas czynności.
A co z komputerami, telefonami i pocztą elektroniczną?
Dzisiaj przeszukanie firmy bardzo często koncentruje się nie na segregatorach, ale na danych. Telefony, laptopy, dyski, serwery i poczta elektroniczna mogą mieć dla postępowania znacznie większe znaczenie niż tradycyjna dokumentacja papierowa.
Przepisy dotyczące zatrzymania rzeczy i przeszukania stosuje się odpowiednio także do dysponenta i użytkownika urządzenia zawierającego dane informatyczne oraz systemu informatycznego, w tym do danych i korespondencji elektronicznej.
Nie oznacza to jednak, że podczas przeszukania należy podejmować samodzielne próby usuwania danych, czyszczenia urządzeń czy ingerowania w ich zawartość. Takie działanie może jedynie pogorszyć sytuację procesową.
Z punktu widzenia osoby, której dotyczy czynność, istotne jest natomiast precyzyjne ustalenie, jakie urządzenia lub nośniki zostały zabrane, w jakim celu i jak zostały opisane. W przypadku firmy ma to także znaczenie dla ciągłości działalności.
Protokół przeszukania – dokument, którego nie należy podpisywać bez przeczytania
Jednym z najważniejszych elementów całej czynności jest protokół. Nie jest to formalność, którą warto podpisać automatycznie tylko po to, aby zakończyć czynność szybciej.
Protokół przeszukania powinien pozwalać na możliwie dokładne odtworzenie przebiegu czynności oraz tego, co zostało zatrzymane. Przed podpisaniem warto sprawdzić przede wszystkim:
- czy godziny rozpoczęcia i zakończenia czynności są prawidłowe;
- czy opis przebiegu czynności odpowiada temu, co rzeczywiście się wydarzyło;
- czy wszystkie zatrzymane rzeczy zostały dokładnie wymienione;
- czy urządzenia są możliwe do jednoznacznej identyfikacji, w szczególności przez numery seryjne, oznaczenia lub inne dane identyfikujące;
- czy przy zatrzymaniu gotówki wskazana w protokole kwota jest zgodna z kwotą faktycznie zatrzymaną, a także czy prawidłowo wskazano walutę i sposób opisania zabezpieczonych pieniędzy;
- czy odnotowano zgłaszane oświadczenia, żądania i zastrzeżenia.
Przy zatrzymaniu gotówki ten punkt ma szczególne znaczenie. Jeżeli funkcjonariusze zabezpieczają pieniądze, należy zweryfikować, czy kwota wpisana do protokołu odpowiada kwocie faktycznie policzonej i zabranej. W razie rozbieżności zastrzeżenie powinno zostać zgłoszone przed podpisaniem dokumentu i wpisane do protokołu.
Podobnie przy sprzęcie elektronicznym ogólny opis typu „komputer przenośny” może być niewystarczający, jeżeli w firmie znajduje się wiele podobnych urządzeń. W interesie osoby, której dotyczy czynność, jest możliwie precyzyjna identyfikacja tego, co faktycznie zostało zatrzymane.
Przepisy ogólne dotyczące protokołu pozwalają uczestnikowi czynności żądać dokładnego zamieszczenia w nim wszystkiego, co dotyczy jego praw lub interesów. Przed podpisaniem protokół powinien zostać odczytany, a osoba uczestnicząca w czynności może zgłosić zarzuty co do jego treści. Zarzuty te powinny zostać wpisane do protokołu.
To dlatego podpisanie protokołu bez jego przeczytania jest jednym z najprostszych błędów, których można uniknąć.
Czy można kwestionować sposób przeprowadzenia przeszukania?
Tak. Na postanowienie dotyczące przeszukania, zatrzymania rzeczy oraz na inne czynności podejmowane w tym zakresie przysługuje zażalenie osobom, których prawa zostały naruszone. W postępowaniu przygotowawczym taki środek zaskarżenia rozpoznaje właściwy sąd.
Nie każde uchybienie automatycznie oznacza jednak, że przeszukanie zostanie uznane za niedopuszczalne albo że zabezpieczony materiał nie będzie mógł zostać wykorzystany. Ocena skutków konkretnego naruszenia zawsze wymaga analizy okoliczności sprawy.
Z punktu widzenia obrony najpierw trzeba jednak wiedzieć, co dokładnie się wydarzyło. Dlatego tak istotny jest prawidłowy protokół, dokumentacja zatrzymanych rzeczy i szybka analiza postanowienia stanowiącego podstawę czynności.
Przeszukanie firmy to często dopiero początek sprawy
W poważnych postępowaniach gospodarczych lub karnoskarbowych przeszukanie rzadko jest czynnością oderwaną od dalszych działań organów.
Może poprzedzać przesłuchania, przedstawienie zarzutów, zatrzymanie osób, zastosowanie środków zapobiegawczych albo zabezpieczenie majątkowe.
Z perspektywy przedsiębiorcy warto więc spojrzeć na przeszukanie nie tylko jako na kilka godzin obecności funkcjonariuszy w firmie, ale jako na sygnał, że organ znajduje się już na określonym etapie postępowania i gromadzi materiał dotyczący konkretnej hipotezy procesowej.
To również moment, w którym może pojawić się potrzeba równoległej analizy ryzyka w zakresie prawa karnego, prawa karnego gospodarczego albo prawa karnego skarbowego, a w przypadku spółek także sytuacji poszczególnych członków zarządu.
Jeżeli przeszukanie jest elementem poważniejszej sprawy, działania podejmowane bezpośrednio po jego zakończeniu mogą mieć równie duże znaczenie jak zachowanie podczas samej czynności.
Co zrobić bezpośrednio po przeszukaniu?
Po zakończeniu czynności warto możliwie szybko uporządkować sytuację. Trzeba ustalić, jakie dokumenty, urządzenia, dane lub środki pieniężne zostały zabezpieczone, czego dotyczy postępowanie, jakie osoby uczestniczyły w czynności oraz czy z protokołu wynikają okoliczności wymagające zakwestionowania.
W przedsiębiorstwie trzeba dodatkowo ocenić konsekwencje operacyjne zatrzymania sprzętu lub dokumentacji. Jeżeli zabezpieczone zostały dane księgowe, urządzenia służbowe, dokumentacja kontraktowa czy korespondencja zarządu, może to wymagać nie tylko reakcji procesowej, lecz również zapewnienia ciągłości działania firmy.
To dobry moment na ustalenie strategii na wypadek kolejnych czynności: wezwania do prokuratury, przesłuchania, zatrzymania, wniosku o zastosowanie tymczasowego aresztowania albo zabezpieczenia majątkowego.
Kiedy warto skontaktować się z adwokatem?
Najlepiej jeszcze w czasie przeszukania, jeżeli jest to możliwe.
Pomoc adwokata na tym etapie nie sprowadza się do obserwowania pracy funkcjonariuszy. W zależności od sprawy może obejmować ocenę podstawy i zakresu przeszukania, udział w czynności, identyfikację dokumentów objętych tajemnicą prawnie chronioną, kontrolę treści protokołu, ocenę zasadności zatrzymania dokumentów i urządzeń, przygotowanie środka zaskarżenia oraz ocenę ryzyka dalszych czynności wobec przedsiębiorcy, członka zarządu lub innych osób.
W sprawach gospodarczych i karnoskarbowych szczególne znaczenie ma także szybkie ustalenie, czy zabezpieczony materiał wskazuje na ryzyko przedstawienia zarzutów konkretnym osobom oraz czy czynność może być początkiem szerszego postępowania.
Przeszukanie nie powinno być pozostawione bez analizy
Przeszukanie firmy lub domu może być prawidłowo przeprowadzoną i uzasadnioną czynnością procesową. Nie oznacza to jednak, że osoba, której dotyczy, powinna ograniczyć się do podpisania dokumentów i oczekiwania na dalszy rozwój wydarzeń.
Warto wiedzieć, na jakiej podstawie przeprowadzono czynność, czego poszukiwano, co zostało zatrzymane i czy sposób działania organu pozostawał w granicach określonych przez przepisy.
W przypadku przedsiębiorców jest to szczególnie ważne, ponieważ przeszukanie może łączyć się jednocześnie z ryzykiem odpowiedzialności karnej, karnej gospodarczej lub karnoskarbowej, a zatrzymane dokumenty i dane mogą mieć znaczenie dla dalszego kierunku śledztwa.
Kancelaria Adwokacka Patrick Wilhelmsen prowadzi obronę w sprawach karnych, karnych gospodarczych i karnoskarbowych, w tym na etapie przeszukania, zatrzymania rzeczy oraz dalszych czynności postępowania przygotowawczego. W przypadku trwającego przeszukania albo po jego zakończeniu możliwy jest kontakt z Kancelarią w celu oceny sytuacji procesowej i ustalenia dalszego sposobu działania.
Źródła
- Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 490, w szczególności art. 217 i nast., art. 219, 220, 224, 225, 229 i 236.
- Internetowy System Aktów Prawnych / ELI – aktualne brzmienie Kodeksu postępowania karnego.